Welkom bij de Contactdienst van de NGV

Deelnemer aan de Contactdienst wordt men door het aanbieden van een samenvatting van verkregen onderzoeks-resultaat. Dat kan op verschillende manieren. Maak een samenvatting van uw genealogische gegevens en stuur ons die toe.

Hoe...? klik op een van de vetgedrukte woorden en u krijgt tekst en uitleg!

1. Voorbeeld samenvatting gegevens en standaarden.
    
2. Door gebruik te maken van het online deelnameformulier, geschikt voor een beperkte hoeveelheid vermeldingen.
    
3. Maken en opsturen van een geautomatiseerde samenvatting vanuit GensDataPro.
    
4. Maken en opsturen van een geautomatiseerde samenvatting vanuit GensData90.
    
5. Maken en opsturen van een geautomatiseerde samenvatting vanuit PRO-GEN.
    
6. Maken en opsturen van een gedcom bestand.
    
7. Formulieren downloaden, invullen en opsturen. Deze formulieren kunnen als Word-bestand of PDF-bestand worden gedownload.
    

Bekijk het voorbeeld en lees hieronder hoe het werkt.

Hoe ziet een samenvatting voor de Contactdienst er uit en wat neemt u in de samenvatting op?

De Contactdienst inventariseert de resultaten van genealogisch onderzoek van individuele genealogen. De resultaten van zo'n onderzoek worden als volgt samengevat:

Omschrijving	Voorbeeld
familienaam	Horst, van der
plaats waar deze familienaam is gevonden	Den Haag
provincie	ZH
land	NL
jaartal oudst gevonden gegeven in de betreffende plaats	1722
jaartal jongst gevonden gegeven in de betreffende plaats	1887

Deze gegevens met elkaar leveren één record op, waarmee de deelnemer aan de Contactdienst zegt onderzoeks-resultaat te hebben op de naam "Van der Horst" en wel in Den Haag waarbij het oudste gevonden gegeven dateert van 1722 en het jongste gevonden gegeven van 1887.
Dat zullen dus meerdere generaties zijn, maar hoeveel personen het betreft weet alleen de inzender van dit record. Zo worden al de familienamen die in genealogisch onderzoeks-resultaat voorkomen tot records verwerkt en in een database opgenomen.

Om de omvang van deze database te beperken is gekozen voor het opnemen van uitsluitend de hiervoor vermelde kerngegevens en geen complete genealogieën en/of kwartierstaten.

Waarom niet alle gegevens opgenomen, dat zou toch veel handiger zijn?

Misschien zou dat inderdaad wel handiger zijn, maar er zijn ook wel wat technische bezwaren en niet elke genealoog wil zijn onderzoeksresultaat integraal op internet. En juist de samenvattende vorm, waarvoor de Contactdienst heeft gekozen, stimuleert niet alleen het onderling contact tussen genealogen, maar reduceert stapels papieren onderzoeksresultaat tot handzame en overzichtelijke records, die tezamen een goed inzicht geven in hetgeen er gevonden is.

Wat neemt u op in die samenvatting en wat neemt u niet op?

Dat is een dilemma tussen volledigheid enerzijds en hoofdlijnen anderszijds. U kunt op hoofdlijnen volstaan met de belangrijkste familienamen in de belangrijkste plaatsen, zodat u zich daardoor bekend maakt. Met de huidige automatiseringshulpmiddelen kunt u ook een (nagenoeg) volledige samenvatting van uw gegevens vermelden, zodat ook de wat minder bedeelde takken uit uw onderzoek aan bod komen. Zie de paragrafen hieronder.

Uniforme schrijfwijze van plaatsnamen en dergelijke

Waarom een uniforme schrijfwijze van plaatsnamen en afkortingen van land- en provincienamen?

De Contactdienst gebruikt een gestandaardiseerde schrijfwijze van de plaatsnamen. Dat is nodig om in het Ledenservice-bestand op plaatsnaam te kunnen zoeken. Als alle willekeurige spellingvarianten van plaatsnamen zouden worden toegelaten, is zoeken weliswaar mogelijk, maar nooit met een resultaat van 100%.

Ook de afkortingen voor landen en provincies zijn gestandaardiseerd. Voor het aanduiden van een land worden de landenletters voor auto's gebruikt, zoals NL voor Nederland, D voor Duitsland en RI voor Republic Indonesia. Daaronder wordt bijvoorbeeld ook Indonesië of het voormalig Nederlands Indië begrepen.

De provincies worden verkort tot twee of drie letters. Enkele voorbeelden: UT is Utrecht, GE is Gelderland, DNW is Nordrhein-Westfalen enz.

Wat te doen als een plaatsnaam of een provincie afkorting niet in het referentiebestand voorkomt?

De Contactdienst streeft er naar om alle in Nederland voorkomende of voorgekomen zijnde plaatsnamen in het referentiebestand op te nemen. Het invoeren van een nog niet door de Contactdienst geregistreerde plaatsnaam is mogelijk als u zeker weet dat deze bestaat en niet voorkomt in het referentiebestand.

Top

Een geautomatiseerde samenvatting vanuit GensDataPro. Dit is mogelijk vanaf versie 2.1.(www.gensdatapro.nl)

Via de volgende keuzes kan een bestand voor de Contactdienst worden aangemaakt.

Bestand
Export
NGV Contactdienst bestanden (.FAM en .INZ)

Vul hier uw gegevens is en geef uw voorkeur aan of gebruik de standaardwaarden. Nu worden er twee bestanden gemaakt. Deze hebben dezelfde naam als uw databestand met de extentie FAM en INZ. Na aanmaak kunt u deze direct door GensDataPro naar de Contactdienst laten sturen. U kun deze ook eerst controleren op volgende standaarden en eventueel records verwijderen.

Verkeerde tekens in de achternaam, bv [,],(,),.
Verzocht wordt om de achternaam als volgt op te nemen: Jong, de

Door het aanpassen van de gegevens kan het voorkomen dat er dubbele en/of aansluitende records zijn ontstaan. Deze dan graag verwijderen.

Het *.FAM en *.INZ bestand aan een e-mailbericht hechten en zenden naar info@contactdienst.nl; in het e-mailbericht gaarne uw naam, e-mailadres en indien lid het NGV-lidnummer opnemen. Als u op internet een genealogische pagina heeft en het adres doorgeeft, wordt deze bij uw gegevens vermeld.

Top

Een geautomatiseerde samenvatting vanuit GensData90.

Via de volgende keuzes kan een bestand voor de Contactdienst worden aangemaakt.

1.	Hoofdmenu	<6>	Conversie programma's
2.	Conversie	<5>	GCI (contactdiensten)
3.	GCI menu	<1>	NGV Contactdienst
4.	NGV Contactdienst	<5>	Aanmaken GCI bestanden voor NGV Contactdienst

Nu wordt gevraagd om aan te geven waar de bestanden moeten worden geplaatst. Hier kan iedere schijf/directory worden gekozen. De bestanden heten CONTACT.FAM en CONTACT.INZ. Na aanmaak deze bestanden controleren op richtlijnen NGV Contactdienst, dit is keuze <3>.

Er wordt gecontroleerd op:

Verkeerde tekens in de achternaam, bv [,],(,),.
Verzocht wordt om de achternaam als volgt op te nemen: Jong, de

Gestandaardiseerde schrijfwijze van de plaatsnamen.
Via de toets F2 kan in het plaatsnamenbestand van de Contactdienst worden gezocht. Het plaatsnamenbestand van de Contactdienst is te raadplegen via keuze <6>.

Indien een plaatsnaam veel voorkomt verdient het de voorkeur om deze eerst aan te passen. Dit gaat met keuze <2> Bladeren/bewerken Familienamen.
Let wel de plaatsnamen worden alleen aangepast in het bestand voor de Contactdienst, in het plaatsbestand van GensData D90 veranderen ze niet. Via genoemde keuze kunnen ook andere aanpassingen worden gedaan. Na aanpassingen altijd weer keuze <3> uitvoeren om te zorgen dat er een juist uitvoerbestand ontstaat.

Door het aanpassen van de gegevens kan het voorkomen dat er dubbele en/of aansluitende records zijn ontstaan. Deze zijn weer samen te voegen met keuze <4>.

De bestanden CONTACT.FAM en CONTACT.INZ aan een e-mailbericht hechten en zenden naar info@contactdienst.nl; in het e-mailbericht gaarne uw naam, e-mailadres en indien lid het NGV-lidnummer opnemen. Als u op internet een genealogische pagina heeft en het adres doorgeeft, wordt deze bij uw gegevens vermeld.

Top

Een geautomatiseerde samenvatting vanuit PRO-GEN. (www.pro-gen.nl)

Aanmaak bestand uit PRO-GEN (versie 3.0) voor de Contactdienst van de NGV.

Via de volgende keuzes kan een bestand voor de Contactdienst worden aangemaakt.

1.	Hoofdmenu	kies Hulpprogramma's
2.	Hulpprogramma's	kies Contactdiensten
3.	Contactdiensten	kies GCI-export (aanmaken Contactdienstbestand)

Na deze keuze verschijnt de Totaallijst van Personen van het actieve PRO-GEN-bestand. Dan bestaat de mogelijkheid om een selectie te maken uit deze lijst van personen. Maar ook kan de gehele lijst worden geconverteerd. Dat betekent dan ook dat de personen, waarvan u nog weinig of niets weet in de conversie worden meegenomen.

Na deze keuze [enter] worden er wat indexen aangemaakt. Uit het dan volgende scherm moet een keuze worden gemaakt, waarbij ervan wordt uitgegaan dat er nog geen GCI-bestand is aangemaakt

Kies: <Nieuw bestand aanmaken>
Er wordt gevraagd om de persoonlijke gegevens in te vullen. Gaarne het NGV-lidnummer correct invullen en indien men geen NGV-lid is, dan als lidnummer 6 negens invullen. Na [enter] begint de conversie van het PRO-GEN-bestand of de selectie daaruit naar het GCI-formaat voor de Contactdienst en wordt u gevraagd akkoord te gaan met een aantal default ingevulde waarden. Het is verstandig om deze, door de Contactdienst aanbevolen waarden, niet te wijzigen.

De Contactdienst hanteert een eigen standaard schrijfwijze voor plaatsnamen. De plaatsnamen die in het PRO-GEN-bestand voorkomen, moeten daarmee in overeenstemming worden gebracht. Bij een "niet geldige" plaatsnaam stopt de conversie en het scherm geeft dan gelegenheid om de plaatsnaam te wijzigingen. Met F1 wordt de lijst met door de Contactdienst gebruikte plaatsnamen opgeroepen en kan een keuze worden gemaakt, door middel van het scrollen door deze lijst.

Als de conversie is voltooid, verschijnt deze in lijstvorm op het scherm. Het is erg verstandig om deze lijst even door te kijken op bijzonderheden en deze te corrigeren. Met [enter] kunt u een record corrigeren. Dit is nodig als u in de familienaam een ongeldig teken heeft gebruikt, zoals bijvoorbeeld haakjes, schuine streepjes, komma's of punten om verschillende schrijfwijzen van de familienaam aan te geven. Deze tekens zijn bij de Contactdienst niet toegestaan en het record kan dan gekopieerd worden door op [insert] te drukken. Dit maakt het mogelijk om de ongeldige tekens te verwijderen en tegelijkertijd meerdere spellingen van de familienaam op te nemen. Met de spatiebalk wist u een record of haalt u een ten onrechte verwijderd record weer terug.

Na "behandeling" van het GCI-bestand gaat u akkoord en vraagt PRO-GEN waar en onder welke naam de bestanden op de harde schijf moeten worden geplaatst. Daarna volgen nog enkele vragen die voor zich zelf spreken.

De bestanden GCIFAM.DBF en GCIINZ.DBF aan een e-mailbericht hechten en zenden naar info@contactdienst.nl; in het e-mailbericht gaarne uw naam, e-mailadres en indien lid het NGV-lidnummer opnemen. Als u op internet een genealogische pagina heeft en het adres doorgeeft, wordt deze bij uw gegevens vermeld.

Top